В соответствии со служебной запиской как правильно
Avtobest72.ru

Автомобильный портал

В соответствии со служебной запиской как правильно

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Основания для составления и цели записок

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Служебная записка о выплате премии

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору
ООО «Домострой»
Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.

Служебная записка
05.04.2019 № 4
г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте

В соответствии с или со служебной запиской как правильно

Поиск ответа

Ответ справочной службы русского языка Предлог со фонетически закономерен перед словами, начинающимися с сочетаний [с, з, ш, ж + согласная] или с согласной [щ]: со ста, со славой, со звездой, со шкафа, со жгутом, со щами . Поэтому: со зверем , но с зайцем. Также предлог со употребляется перед формами с начальными сочетаниями [л, ль, р, м] + согласная: со лба, со мной, со льдом, со ртом ; также перед сочетаниями [в] + согласная: со вторника, со всеми, со второго.

Как составить служебную записку

Почти все важные дела люди совершают путем переписки; следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.

Служебная остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций.

В соответствии или в соответствие: как правильно?

Как правильно следует писать: в соответствии или в соответствие?

Ответ на этот вопрос вы найдете в данной статье.

О том, как пишется: в соответствии или в соответствие, — знает далеко не каждый. Следует отметить, что обе представленные лексические единицы имеют полное право на существование.

Как составить служебную записку Почти все важные дела люди совершают путем переписки; следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию. Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций.

Как правильно писать — согласно записке — или — согласно записки?

Как правильно писать «согласно записке» или «согласно записки»?

Верным будет вариант «Согласно записке». Ведь правильно использовать дательный падеж: согласно кому/чему?

А если бы мы оставили вариант «согласно записки», получается — согласно кого/чего? Это родительный падеж. Неправильно его употреблять в этом выражении. В русском языке есть предлоги, которые могут употребляться с именами существительными в нескольких падежах, а есть предлоги, после которых возможно употребление имени существительного только в одном падеже.

Согласно служебной записке или записки как правильно

согласно служебной или записки как правильно В разделе Домашние задания на вопрос Как правильно»Согласно служебной записке или записки» заданный автором Мария Тимченко лучший ответ это Вопрос Как правильно: чему или согласно чего?

Предлог согласно в современном русском языке требует дательного падежа, правильно: согласно ЧЕМУ не чего.

Читать еще:  Как погашается судимость в России

Как правильно писать в соответствие или в соответствии?

Современные ученики имеют доступ к различным источникам информации, поддерживают отношения с большим количеством сверстников благодаря мировой сети. Однако далеко не всегда можно получить таким образом хороший совет.

Например, иногда встречаются мнения, что проще всего запомнить написание предлога: в соответствии.

Он чаще встречается, поэтому велика вероятность, что ошибки не будет.

Поиск ответа Ответ справочной службы русского языка Предлог со фонетически закономерен перед словами, начинающимися с сочетаний [с, з, ш, ж + согласная] или с согласной [щ]: со ста, со славой, со звездой, со шкафа, со жгутом, со щами . Поэтому: со зверем , но с зайцем.

Также предлог со употребляется перед формами с начальными сочетаниями [л, ль, р, м] +: со лба, со мной, со льдом, со ртом ; также перед сочетаниями [в] + согласная: со вторника, со всеми, со второго.

Как правильно написать служебную записку

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные — это своего рода переписка между структурными подразделениями.

Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебная записка руководителя структурного подразделения может быть основанием для принятия решения о служебной командировке.

Как правильно писать в соответствие или в соответствии? Современные ученики имеют доступ к различным источникам информации, поддерживают отношения с большим количеством сверстников благодаря мировой сети. Однако далеко не всегда можно получить таким образом хороший совет.

Например, иногда встречаются мнения, что проще всего запомнить написание предлога: в соответствии.

Он чаще встречается, поэтому велика вероятность, что ошибки не будет.

Служебная записка. Образец написания

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    В соответствии с служебной запиской или со

    В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

    Основные правила написания служебной записки

    Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

    В соответствии со служебной запиской

    КлимовойПричины, указанные в объяснительной,признать неуважительными.Применить дисциплинарное взысканиев форме замечания к Т.И.

    Читать еще:  Что такое КВС и КБМ в ОСАГО

    Богдановой Главному бухгалтеруА.Д.

    Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

    Из статьи вы узнаете:

    • что такое служебная записка;
    • как написать служебную записку;
    • по каким правилам оформляется служебная записка;
    • для чего необходим шаблон написания служебной записки.

    Что такое служебная записка Эффективная производственная деятельность любого предприятия, независимо от его формы собственности и сферы деятельности, обеспечивается, прежде всего, за счет своевременности и грамотности принимаемых управленческих решений. То есть, от того, насколько эффективно налажено на предприятии информационное взаимодействие.

    В соответствии с служебной запиской или солярис

    Государственного университета управления

    Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

    Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

    Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам.

    В соответствии с служебной запиской или сони

    Электронные докладные. Такое бывает?

    Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

    В соответствии с служебной запиской или сон в зимнюю ночь

    На практике не всегда указывают реквизит «наименование места составления или издания документа» — и с этим можно согласиться, поскольку записки, как правило, являются внутренними документами организации.

    Записки могут иметь заголовок, который, как и в других ОРД, отвечает на вопрос «О чем», пишется с заглавной буквы, а точка в его конце не ставится. Например:

    О ремонте подсобных помещений

    О командировочных расходах в 2011 году

    Об отчетах структурных подразделений за 2011 год

    Текст докладной записки может включать две части: вводную и заключительную.

    Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин (возможно, их анализ), побудивших автора написать записку, а заключительная – предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора записки согласно изложенным фактам.

    Записки могут иметь приложение (приложения).

    В таких случаях требуется оформить реквизит «приложение». Например:

    Приложение: на 3 л. в 2 экз. (если приложение названо в тексте).

    Приложение: проект положения об отделе маркетинга на 4 л.
    в 2 экз. (если приложение не названо в тексте).

    В соответствии с служебной запиской или со служебной запиской

    Руководству федеральных органов исполнительной власти рекомендовано самим определять виды записок, создаваемых в федеральном органе и «используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками».

    На вопросы, в чем заключается различие между служебной и докладной запиской и в каких случаях составляется та или иная записка, можно ответить, отталкиваясь от определений самих понятий «докладная записка» и «служебная записка».

    Отличие докладной записки от служебной

    Автор статьи нашел три определения, данные докладной записке. Первое определение приведено в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), изданной в 1974 г.: Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами или предложениями составителя.

    В соответствии с служебной запиской или со служебной

    Степанченко СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    На № О выходе на работу в выходной день

    В связи со служебной необходимостью (подготовкой к проведению внеплановой проверки 01.04.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 31.03.2014 специалисту внутреннего аудита Самохвалову Илье Михайловичу.

    Начальник отдела Е.Я. Тихонова

    Служебная записка с примером ответа на запрос

    ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела бухгалтерского учета К.С.

    Мартыновой СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 19.08.2014 № 06-19/72 На № 04-17/125 от 14.08.2014 О представлении списка сотрудников для участия в тренинге

    Представляем список сотрудников отдела для участия в тренинге, проводимом ЗАО «Инновационные решения» по программе «Обучение работе с СЭД Оптимум» с представлением ее функциональных возможностей:

    1. Хвалынская Д.П. – начальник отдела
    2. Крамарова С.Т. – заместитель начальника отдела
    3. Филиппова А.Е. – ведущий специалист
    4. Галяева Ф.А. – старший специалист

    Начальник отдела Д.П. Хвалынская

    Еще один пример оформления служебной записки

    ОТДЕЛ ЗАКУПОК Начальнику отдела информационных технологий Р.О.

    Если расстояние больше, превышение включается в рабочее время.

    • Лимиты и перечень расходов, порядок согласования и компенсаций, документы для подтверждения затрат.
    • Порядок определения возможности ежедневного возврата домой и расходов по найму жилья.
    • Суточные при поездках на несколько дней.

    В трудовом договоре разъездного сотрудника обязательно надо указать характер работы в соответствии со ст. 57 ТК РФ и определить территорию или расстояние. Например, «работнику устанавливается разъездной характер работы.

    Служебные поездки осуществляются по г. Москве и Московской области». Поездки на большее расстояние или за пределы региона будут считаться командировкой.

    Четкость указанной территории имеет одно важное назначение.

    При несчастном случае в дороге и внеплановой проверке ГИТ надо будет доказать, что происшествие связано с производством. Если вы это докажете, сотрудник или его родственники получат все положенные льготы и компенсации из ФСС.

    Страна Советов

    Нетрудно догадаться, что Фонд старается не признавать подобные случаи производственными и не выплачивать компенсации.

    Поэтому количество обязательных реквизитов ограничено.

    К реквизитам служебной записки относятся:

    1. должность, фамилия, имя и отчество адресата записки;
    2. должность, фамилия, имя и отчество составителя документа;
    3. входящий регистрационный номер;
    4. дата и место составления;
    5. наименование типа документа;
    6. подпись, дата и расшифровка подписи составителя.

    Утверждать или согласовывать служебную записку, в соответствии с образцом оформления не нужно. Необходимо зарегистрировать документ в канцелярии и проставить на нем и его дубликате, который останется на руках составителя, регистрационный номер. Это нужно для того, чтобы у составителя имелось подтверждение своевременного оповещения о факте или проблеме других заинтересованных лиц в случае конфликта или трудового спора.

    Составитель должен четко помнить, что этот тип документов применяется только при горизонтальном взаимодействии должностных лиц.

    Прошу Вас оказать помощь в разрешении вопроса обеспечения отдела доступа к инетрнет-ресурсам.

    Ответ от 2 ответа[гуру]

    Привет! Вот еще темы с нужными ответами:

    Ответить на вопрос:

    Образец служебной записки | Делопроизводство

    Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец.

    Во второй части последует пример оформления служебной записки.

    Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела.
    Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

    Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике.

    Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.

    • Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
    • После этого следует коротко озаглавить документ (т.е.
      тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
    • Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны.
      Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
    • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

    Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации.

    Докладная. Образец написания записки

    Внутри одного предприятия информация между структурными подразделениями передаётся при помощи информационных и справочных документов. Среди них стоит выделить докладную записку. Через неё обращаются к вышестоящему руководству с различными сообщениями или с просьбами принять решение по важным вопросам. Докладная записка хоть и внутренний документ, но имеет свои правила составления в зависимости от рабочих ситуаций и целей.

    На выбор три образца бланков здесь

    Отображение в законе

    В законодательных актах вы не найдёте термин «докладная записка». Виды служебной информации не содержит в себе даже Трудовой кодекс. Однако докладная записка имеет номер в классификаторе ОКУД – 0286041. Этот вид обмена информацией между работниками одной организации стоит на одном уровне со служебными и объяснительными записками.

    Особенности докладных записок

    Докладная направляется только в адрес вышестоящего руководства. Это и отличает её от других видов записок внутри одной фирмы. То есть в адрес тех, кто наделён полномочиями принимать важные решения для правильного функционирования деятельности компании. В документе должны присутствовать сведения, которые в зависимости от цели и предложений повлекут за собой определённые действия.

    Разница между докладной запиской и служебной

    Докладная записка направляется в адрес генерального директора, то есть по своеобразной вертикали. А служебная записка – это обмен информацией между работниками равного статуса. ОКУД не включает в себя сведений о служебных записках, поэтому она составляется работниками по личной инициативе.

    Разница между докладной запиской и объяснительной

    Объяснительная тоже направляется в адрес вышестоящего руководства, но главным отличием здесь является цель. То есть дать разъяснения сложившейся ситуации, чтобы сделать вывод о наличии (отсутствии) противоправных действий со стороны работника. Как и в случае с докладной, генеральный директор будет принимать решение, но это относится лишь к рассмотрению дисциплинарных нарушений. Объяснительная записка отражена в ОКУД и пишется по просьбе начальства.

    ВАЖНО! Инициатива к написанию докладной записки может исходить как от работника, так и по требованию уполномоченных лиц в зависимости от ситуации. Этот документ имеет юридическую силу.

    Функции докладной записки

    Главная цель – передать директору главную информацию, за которой последуют определённые действия. Функции документа могут быть разными:

    1. Урегулировать спорные или конфликтные ситуации между сотрудниками одного статуса или между начальством и подчинёнными.
    2. Решить проблемы как на производстве, так и в административном управлении.
    3. Рационализаторские предложения, способные существенно улучшить работу производства.
    4. Чтобы разрешить долговременные конфликтные ситуации, то есть сообщить о своей позиции.
    5. Выразить несогласие с принятым ранее решением руководства.
    6. Направить жалобу об отказе работников следовать указаниям своего непосредственного начальника.
    7. Направить отчёт о проделанной работе.
    8. Решить вопрос о неправомерной передаче обязанностей.
    9. Довести до руководства случаи нарушения рабочего порядка.
    10. Сообщить о ситуациях, которые повлекли за собой материальный вред или травмы на производстве.
    11. Сообщить об отличительных результатах работы, которые требуют реакции вышестоящего начальства (премии, поощрения, награды).

    Классификация докладных записок

    При анализе документации любой из организаций, можно обнаружить несколько наиболее часто составляемых докладных.

    По содержанию:

    • информируемая, то есть оповестить руководство о текущем состоянии дел и необходимости принятия решения: выполнение работ (или части), сложные нюансы, варианты разрешения проблемных ситуаций;
    • отчётная – сообщение об окончании всей работы или её части, а также о просьбе изложить дальнейшие распоряжения или разрешения спорных моментов;
    • инициативная – составитель докладной излагает свой взгляд на скорое и успешное проведение работ или решения проблемных ситуаций.

    По адресату:

    • внешняя – документ отправляется от имени руководства одной организации в другую;
    • внутренняя – вышестоящему руководству внутри одной организации.

    СПРАВКА! В зависимости от предполагаемого адресата меняется и вид докладной записки. Внешняя записка составляется на фирменном бланке организации.

    По фактам:

    • о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
    • о недобросовестном выполнении своих должностных обязанностей;
    • о некорректном поведении, провокации конфликта, оскорблений;
    • об отличных результатах работы, достойных внимания (поощрения, премия или награда).

    Как правильно составить докладную

    Инициировать написание записки может любой сотрудник предприятия. Но не стоит забывать о правилах субординации. На имя генерального директора документ составляет руководитель структурного подразделения. Нижестоящие сотрудники должны сначала обсудить возникающие вопросы со своим непосредственным начальником. А уже последний, если посчитает необходимым, сообщит об этом в главную дирекцию.

    Сотрудникам разрешается напрямую направить документ генеральному директору, но с подписью непосредственного начальника. Исключение – жалоба на начальника подразделения. В этом случае его подпись не требуется.

    Структура записки

    Структура докладной записки имеет некоторые моменты, которые обязательны к соблюдению:

    1. События, причины, факты, из-за которых пришлось составить докладную. То есть получателю сразу должно быть понятно, что произошло.
    2. Варианты решения проблем и пути выхода из сложившейся ситуации, предлагаемые автором.
    3. Выводы и рекомендации автора.

    Оформление

    Требования к составлению докладной записки отражены в ГОСТ 6.30-2003. Документы, составленные с ошибками, могут потерять юридическую силу. Соответственно, при возникновении спорных ситуаций, не смогут выступить в качестве доказательственной базы.

    Оформление внутренней докладной

    Внутренняя докладная пишется как на компьютере, так и собственноручно на листе формата А4. Специальный бланк для неё не предусмотрен. В ней должно быть отражено:

    1. Наименование подразделения, от которого направляется записка. Эти сведения размещают в верхнем левом углу.
    2. Получатель записки (фамилия и инициалы), его должность и наименование подразделения. Указываются в правом верхнем углу.
    3. Название документа должно быть размещено посередине листа (допускается выравнивание по левому краю) и написано заглавными буквами, то есть ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
    4. Ниже указывается дата подписания докладной в формате день, месяц, год арабскими цифрами.
    5. Далее коротко излагается суть записки.
    6. Содержание составляется тремя обособленными блоками.
    7. В конце указывается должность автора, ставится его подпись с расшифровкой.

    Оформление внешней докладной

    Внешняя докладная записка – это, по сути, исходящий документ, который составляется на фирменном бланке организации. Вышеуказанные сведения в правилах внутренней докладной, распространяются и на внешнюю, но с добавлением нескольких моментов:

    1. Обязательное присутствие сведений об организации-отправителе.
    2. Данные об организации-получателе должны включать в себя наименование организации, индекс и полный адрес.
    3. Обязательно указание города, где был составлен документ.
    4. Подзаголовок, размещаемый ниже названия документа. Например, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, а ниже – «Касательно…» или «О…». То есть читающий сразу поймёт, о чём дальше будет идти речь.
    5. Документу присваивается исходящий номер в канцелярии предприятия.
    6. Обязательное отражение информации о составителе (исполнителе) письма с указанием контактного номера телефона.

    Реакция адресата

    Адресат внимательно изучают всю информацию, содержащуюся в докладной записке, и принимает решение. Дальнейшие указания он пишет на том же листе докладной. Это решение называется резолюцией, которая обязывает выполнять требования руководства.

    Виды докладных записок. Скачать готовые бланки

    На практике существует несколько видов докладных, которые чаще всего встречаются в деятельности организаций. Например, сообщение о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка, о неисполнении работников своих прямых обязанностей и о недобросовестном поведении.

    Докладная записка о нарушении рабочих правил

    Наиболее часто встречающий вид докладной записки. Только через неё фиксируется факт дисциплинарного нарушения. Этот документ является официальным его подтверждением, и поможет применить соответствующие дисциплинарные взыскания по отношению к виновному. В ней отражаются данные о проступке и о мерах, которые нужно применить. Например, об опоздании или несоблюдения требований администрации.

    Скачать бланк – образец докладной записки о нарушении рабочих правил

    Докладная записка о неисполнении своих прямых трудовых обязанностей

    Такая докладная сообщит вышестоящему руководству, что работник не выполняет (или плохо выполняет) свои прямые трудовые обязанности, отражённые в трудовом договоре и должностной инструкции. В конце документа отражается просьба о дисциплинарном воздействии. Без докладной любые санкции в отношении работника признаются недействительными.

    Докладная записка о некорректном поведении

    Уведомить начальство о недопустимом или некорректном поведении сотрудника на своём рабочем месте тоже можно при помощи докладной. Требования к наказанию виновника составляются таким образом, чтобы в будущем подобные ситуации не повторялись.

    Обратите внимание, что такую записку может написать и сотрудник на своего непосредственного начальника вышестоящему руководству, когда тот допускает некорректное поведение в отношении своих подчиненных.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector