Как правильно написать служебное письмо образец
Avtobest72.ru

Автомобильный портал

Как правильно написать служебное письмо образец

Служебная записка. Образец написания

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению

    В нашей статье мы хотим поговорить о письмах. Ведь они являются наиболее распространенным способом обмена информацией. В повседневной жизни и на работе без них просто не обойтись.

    Что же такое служебное письмо

    Письмо – это общее название очень разных по своему содержанию документов, которые служат средством связи между совершенно разными структурами и организациями в процессе их деятельности.

    Письма – это бумаги, объединенные в одну большую группу по способу передачи – почтой. В любой организации скапливается огромное их количество. Они подразделяются на исходящие и входящие.

    В письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно. Его оформляют на специализированных бланках формата А4. В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.

    Любой документ должен быть датирован, а значит, и письмо тоже. Его датой является день подписания.

    Оформление служебного письма

    Письмо строят по определенной схеме:

    1. Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
    2. Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.
    3. Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.

    Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.

    Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.

    Цель составления

    Целью любого письма являются побудительные мотивы. А значит, содержание должно быть четким, понятным, кратким, без лишней и ненужной информации. Есть несколько правил, которые нужно выполнять при оформлении документа.

    Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу. Это упрощает их дальнейшую обработку, что позволяет ускорить исполнение внутри организации.

    Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Например: «В ближайшее время школа планирует…».

    Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.

    В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом.

    Требования к составлению и оформлению документа

    Каким бы способом не отправлялся документ, составление служебного письма подчинено единым требованиям оформления. Они несложные и знание определенных нюансов может когда-то пригодиться.

    Давайте рассмотрим, как правильно написать служебное письмо. Пример приведен ниже.

    Вот так оформляется подобное письмо.

    Реквизиты письма

    Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.

    Реквизиты служебного письма:

    1. Дата.
    2. Номер письма.
    3. Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
    4. Заголовок текста в виде одной фразы.

    Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

    1. Название фирмы.
    2. Структурное подразделение.
    3. Должность исполнителя.
    4. Фамилия и инициалы.
    5. Адрес получателя.

    В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.

    Классификации служебных писем

    Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата.

    Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:

    1. Сопроводительные.
    2. Письмо-запрос.
    3. Информационные.
    4. Рекламные.
    5. Гарантийные.
    6. Претензионные.
    7. Арбитражные.
    8. Письма-напоминания.
    9. Письма-подтверждения.
    10. Письма-просьбы.
    11. Письма-извещения.
    Читать еще:  Что значит пометка as в правах

    Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.

    Сопроводительное письмо

    Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.

    Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»

    Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»

    Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.

    Письмо-приглашение

    В таком документе приглашают адресата принять какое-либо участие в мероприятии. Такое письмо может быть направлено, как конкретному человеку, так и организации. Начинаются они фразами: «Просим Вас посетить…», «Приглашаем Вас на…». В документе раскрывается суть предстоящего мероприятия с обязательным указанием даты и времени проведения, а также условий участия в нем.

    Информационное письмо

    Такой вид письма очень распространен. В нем отправителю сообщается информация официального характера. Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.

    Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия.

    Рекламное письмо

    Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг. Текст письма содержит подробную информацию. Его конечной целью является побуждение приобретения чего-либо адресатом.

    Гарантийное письмо

    Это документ, который содержит обязательства или их подтверждение. Их адресуют конкретным лицам и организациям. О каких гарантиях может идти речь? Например, гарантии об оплате товаров, аренды, услуг, сроков проведения работ. Подписывается такое письмо, как правило, двумя лицами – директором и главным бухгалтером, а также заверяется печатью.

    Претензионное письмо (рекламационное)

    Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора. Претензия обязательно оформляется в письменном виде. Единой формы подобного письма на практике нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть соблюдены.

    В претензии должны быть такие сведения:

    1. Полный адрес организации, куда направляется документ.
    2. Указываются основания (ссылка на гарантию, договор).
    3. Конкретные требования (возврат товара, денег, уценка).

    Претензия направляется заказным письмом или же письмом с уведомлением о вручении. В нем прилагаются ксерокопии всех документов, которые подтверждают правоту отправителя. Квитанцию почты лучше сохранить.

    Письмо всегда начинается фразой: «Направляем Вам претензию…»

    Запрос

    Письмо-запрос – деловой документ, направляемый для получения официальной информации. Его текст имеет четкое обоснование необходимости получения сведений. Это могут быть ссылки на законы, нормативные акты. Подписываются письма официально уполномоченным должностным лицом.

    Письмо-запрос подразумевает наличие письма-ответа. Особым статусом наделены запросы, направляемые властными структурами.

    Письмо–напоминание

    Это документ, который используется в тех случаях, когда организация не выполняет свои функциональные обязанности, а просто выступает в посреднической роли. Как правило, письмо состоит из нескольких частей. В первой из них ссылаются на документ, в котором зафиксированы обязательства. А во второй – просьба выполнить какие-либо действия.

    Письмо-извещение

    Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия. Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается. Подписывается письмо человеком, который поставлен быть ответственным за проведение мероприятия.

    Вместо послесловия

    В нашей статье мы рассмотрели наиболее используемые виды деловых писем, а также нюансы их написания. Немного изучив тему, вы теперь можете свободно в ней ориентироваться и не растеряетесь, если к вам обратятся с предложением: «Составьте служебное письмо». Как вы могли убедиться, в этом нет ничего сложного, особенно если помнить все основные требования и реквизиты для написания документа. Пример того, как оформить служебное письмо (образец), мы привели в статье. Желаем вам удачи.

    Как правильно написать служебное письмо

    Служебным письмом называют документы, различающиеся своим содержанием, темой, которые служат для связи между организациями, структурными подразделениями внутри организации, клиентами, деловыми партнерами. Они доносят до адресата разную информацию – извещают, предупреждают, напоминают и т.д.

    Обмен служебными письмами – вид деловой переписки, а так как четко регламентированной формы служебного письма нет, следует уделять внимание стилю речи и написания в письме, потому что в зависимости от этого складывается общее впечатление об адресате. Тем не менее существуют шаблоны, в соответствии с которыми составляют служебные письма. Помимо этого, существует ряд реквизитов, которые в обязательном порядке проставляются на письме.

    Текст любого вида письма должен быть лаконичным, грамотным, несущим ясную и точную информацию.

    В зависимости от информации, которая представлена в письме, оно может быть:

    • Информационным – адресата о чем-либо информируют;
    • Сопроводительным – если адресату направляются, помимо письма, еще какие-то документы;
    • Извещением – адресат извещает отправителя о получении его отправления (документов, посылки, денежного перевода и т.п.);
    • Гарантийным – если в нем подтверждается выполнение взятых обязательств. Этот вид служебного письма наделен юридической силой. Информация в нем должна быть представлена четко, без двусмысленностей. Также в отличие от всех других видов служебных писем, на гарантийном присутствуют визы директора и бухгалтера и печать предприятия.
    • Сообщение – к сведению адресата доводятся факты, представляющие для него интерес;
    • Приглашение – адресат информируется о проведении общественных мероприятий – конференций, семинаров, конкурсов и т.д., и приглашается на них;

    Указанные виды служебного письма – основные. Видов существует множество смотря на изложенную информацию:

    • Запрос – посылается в организацию с просьбой предоставить какие-либо сведения;
    • Требование, в котором побуждают исполнить ранее взятые договоренности;
    • Ответ, составляется в ответ на запрос, просьбу, предложение;
    • Претензия, в котором указываются несоответствия выполнения договоренностей. Его назначение – побудить адресата покрыть неустойку, возникшую в связи с этим;
    • Поздравление, отправляемое в официальных праздничных случаях, таких как важные события в жизни компании или ее руководства;
    • Благодарность – может быть адресовано компании или ее сотруднику, или отдельному человеку как ответ на какие-либо поступки, имеющие положительные последствия;
    • Просьба – один из наиболее распространенных видов служебных писем, т.к. в процессе деятельности компании возникает масса ситуаций, когда надо выразить просьбу о чем-либо;

    Как правило, служебное письмо освещает исключительно один вопрос. Одному адресату посылается столько писем, сколько вопросов требуется решить. Объединение в одном письме нескольких вопросов возможно, только если они связаны между собой.

    На некоторые виды служебных писем можно не отвечать, например, на приглашения или информационные. Но есть виды писем, в основном, от государственных учреждений, в которых установлены сроки реагирования на послание.

    Бланк служебного письма

    Служебные письма пишут на фирменных бланках организации, специально разработанных для этого вида корреспонденции. Причем в гос. структурах их форму разрабатывает и утверждает специальная служба, а в частных и небольших компаниях – делопроизводитель и утверждает директор.

    В обязательном порядке на бланке служебного письма полагается указать следующие реквизиты:

    • Название компании (организации, фирмы),
    • Отдел, куда направляется служебное письмо,
    • Должность исполняющего лица, его ФИО,
    • Адрес получателя,
    • Дата, исходящий номер письма, а если это письмо-ответ, то и номера и даты тех документов, на которые пишут ответ,
    • Заглавие, написанное одной фразой. Если же письмо короткое, то заглавие не требуется.

    Проставленные на служебном письме отметки об исполнении, резолюции, подписи руководства также принадлежат к числу реквизитов письма.

    Реквизиты «исходящий и входящий номер документа» фиксируются в журналах исходящей и входящей корреспонденции.

    Как правило, бланком служебного письма является лист формата А4 и реквизиты располагают в верхнем углу. Посередине бланка реквизиты располагают реже, в основном, такую форму используют госучреждения. Для писем с небольшим объемом текста (не превышающим 8 строк) допускается формат А5.

    Структура служебного письма, его содержание и нужные сведения

    Основное условие, которое соблюдают при ведении всей деловой переписки – это лаконичность. Перед написанием письма следует обдумать его содержание и в максимально понятной и простой форме изложить суть вопроса. Согласно принятых норм, служебное письмо не должно занимать размер более одного листа. Заголовок не пишут к коротким письмам, размер которых до 7 строк.

    Служебное письмо делят на две части – вступительную и заключительную. Во вступительной раскрывается тема письма, причины, побудившие его составить, выдержки из документов. В заключительной части указаны действия, которые следует выполнить адресату по прочтении письма: удовлетворить просьбу, принять приглашение, рассмотреть предложение, исполнить гарантии, сделать выводы, выполнить требование. Бывают и такие ситуации, что письмо состоит только из заключения и в нем нет каких-либо пояснений.

    Для упрощения работы при большом количестве писем с одинаковым содержанием создают письма-шаблоны, в которых в пустых полях проставляются конкретные данные.

    Как оформить служебное письмо

    Оформляя служебное письмо, обращают внимание на следующие моменты:

    • Оно должно быть написано на фирменном бланке;
    • Бланк должен содержать все реквизиты организации;

    Готовое к отправке письмо должно содержать все обязательные реквизиты: дату, исходящий номер, адресата, заглавие, собственно текст, указание о приложениях, если они имеются, нужные подписи, в отдельных случаях – печать. В число реквизитов служебного письма также входят пометки о согласовании и резолюция.

    • В организации, куда было направлено письмо, после его исполнения на нем проставляется отметка об этом и пометка о направлении его в архив;
    • Верно составленное письмо подписывается должностным лицом;
    • Вся информация, предоставленная в письме, должна быть достоверной;
    • Служебные письма составляются в двух экземплярах, один из которых направляется, а другой остается в организации;

    Вид письма оформляют, исходя из изложенной в нем информации – письмо-запрос, письмо-напоминание и т.д.

    Шаблон служебного письма

    Составлять служебное письмо можно по такому шаблону:

    • По центру бланка располагают реквизиты организации;
    • Реквизиты адресата располагают с правой стороны вверху;
    • По центру бланка обращение к адресату, при этом используется оборот «Уважаемый» или «Уважаемая»;
    • Изложение причин, побудивших написать письмо;
    • Изложение фактов, событий, предложений и т.д.;
    • Предложения, исходящие из предыдущего пункта;
    • Подпись и инициалы подписавшего.

    Тексту служебного письма надлежит быть кратким, понятным, содержать достоверные факты.

    Как написать служебное письмо

    • Первым делом следует конкретизировать цель, с которой будет написано письмо;
    • Обозначить вид письма;
    • Излагать свои мысли кратко и понятно;
    • Четко определить действия, которых вы ожидаете в качестве исполнения письма;

    Также следует указать адресату, какая срочность у вашего письма. Если оно срочное, то лучше его отправить заказным письмом или в электронном виде.

    Образец служебного письма

    Название, адрес, банковские реквизиты организации-отправителя

    Читать еще:  Как правильно написать автобиографию образец

    ________________________________________________________________________

    Директору хлебозавода №5

    Ссылка на предшествующий документ

    О посещении хлебозавода (заголовок письма)

    Уважаемый Петр Тимофеевич!

    Согласно нашей договоренности подтверждаем посещение учениками младших классов (3-А, 3-Б, 4 класса) хлебозавода 25 марта 2016 года с 13.00 до 15.00.

    Просьба выделить специалиста, который провел бы ученикам экскурсию по хлебозаводу. Количество учеников 35 человек.

    Приложение: Список учеников на 1 листе в 1 экземпляре.

    Как написать служебную записку: примеры и образцы

    Основания для составления и цели записок

    Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

    Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

    Взяться за ручку стоит, если:

    • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
    • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
    • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
    • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
    • необходимо отправить кого-то в командировку;
    • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
    • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

    Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

    Виды писем

    Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

    • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
    • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
    • сообщение о направлении в командировку;
    • предложение о дополнительном премировании;
    • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

    Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

    Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

    Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

    • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
    • название документа;
    • текст — что необходимо сообщить руководству;
    • дата, подпись и обязательно должность автора.

    Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

    Пример 1

    Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

    Пример 2

    На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

    Есть и третий вариант.

    Пример 3

    Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

    Пример написания служебной записки

    Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

    Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

    Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

    Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

    Образцы для разных случаев

    Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

    Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

    Служебная записка о выплате премии

    Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

    Директору
    ООО «Домострой»
    Семину И.Г.

    от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
    Настиной И.А.

    Служебная записка
    05.04.2019 № 4
    г. Санкт-Петербург

    Об увеличении премиального вознаграждения

    Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

    Начальник отдела продаж Настина И.А.

    Докладная об отсутствии на рабочем месте

    Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

    Записка о списании ТМЦ

    В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте

    Служебное письмо (образец)

    Служебное письмо – это документ, который является неотъемлемой частью делового общения. Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией.

    Основные понятия

    Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.

    Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

    • ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
    • сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
    • инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.

    Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности. Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо. Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок. А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.

    Читать еще:  Где действуют Российские водительские права

    Виды деловых писем

    В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

    1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
    2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
    3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
    4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
    5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
    6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
    7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
    8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
    9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
    10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

    Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

    Составление претензионного письма

    В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом необходимо учесть следующие моменты:

    1. Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
    2. Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
    3. Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.

    В претензионном письме обязательно должны содержаться:

    • реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
    • полная информация об адресате;
    • описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
    • ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
    • конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
    • последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.

    Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

    Правила оформления

    Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.

    Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты:

    1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.

    2. Документ должен содержать определенные реквизиты:

    2.1. Информация о получателе и отправителе.

    2.2. Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации.

    2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него.

    2.5. Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров.

    2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).

    3. В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя.

    4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.

    5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности:

    5.1. Наименование фирмы (в именительном падеже).

    5.2. Структурное подразделение (при необходимости).

    5.3. Должность адресата (в дательном падеже).

    5.4. Его инициалы.

    5.5. Почтовый адрес предприятия.

    6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.

    Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда.

    Порядок изложения

    Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

    Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

    1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
    2. Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

    После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата. Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания». Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

    Порядок действий

    Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

    1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
    2. Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
    3. Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
    4. Утверждение его руководителем.
    5. Окончательное оформление и подписание документа.
    6. Регистрация письма.
    7. Отправка корреспонденции получателю.

    Только пройдя все эти этапы, письмо, достигнув адресата, сможет выполнить возложенную на него миссию.

    Обязательный регламент

    Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4. Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе. Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

    Набирать текст надо также по всем правилам:

    1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.

    2. Размеры шрифта тоже регламентированы:

    • для основного текста – 14;
    • расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.

    3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

    • интервал между строками – 1;
    • выравнивание текста производится «по ширине»;
    • переносы расставляются автоматически;
    • расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.

    Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.

    Расположение реквизитов

    Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:

    1. Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.
    2. Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
    3. Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
    4. Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.

    Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

    • эмблемы и герба;
    • автора;
    • исходных данных;
    • заголовка;
    • утверждения;
    • адресата;
    • резолюции;
    • текста;
    • подписей и приложений;
    • согласования и заверения;
    • отметок.

    Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

    Основные требования

    Некоторые руководители ошибочно считают, что деловую переписку можно вести произвольно, не соблюдая никаких норм и правил. Но специалисты, которые несут за это ответственность, должны знать основные требования к служебным письмам:

    1. Наличие специального (фирменного) бланка.
    2. Правильное использование и размещение реквизитов.
    3. Текст должен быть читаемым и хорошо отредактированным. Для изложения сути вопроса предпочтение лучше отдавать простым распространенным предложениям. Изъясняться надо кратко, чтобы каждое слово несло в себе максимум информации.
    4. В зависимости от вида, документ должен быть оформлен соответствующим образом. В письме также может содержаться несколько аспектов. В этом случае при изложении необходимо постараться их объединить.
    5. Правильно использовать нормы, установленные для набора текста.
    6. Стараться, чтобы в содержании письма не было категоричных выражений. Получатель может расценить эти фразы как угрозы. При конструировании предложений лучше воспользоваться вводными словами типа «по-видимому», «как известно», «возможно» и «как следует».

    Выполнение этих требований на практике помогает правильно вести документооборот на предприятии.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector