Документы
Avtobest72.ru

Автомобильный портал

Документы

Документ – это. Виды, классификация, функции

В связи с тем, что мы в повседневной жизни постоянно сталкиваемся с документами на работе и дома, то дальнейший разговор мы хотим посвятить именно им. Давайте выясним, что такое документ и какие их виды существуют.

Что такое документ?

Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Существуют и другие определения данного понятия. Так, можно сказать, что документ – это информация, сохраняемая физическими лицами и организациями в качестве подтверждения деятельности или обязательств.

Сущность документа

В основном, все имеющиеся определения документа подчеркивают его информационный характер (сущность).

В Законе об «Информации, информационных технологиях» говорится, что информация – это предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их подачи. И значит, отобразив в документе, мы можем сохранять и передавать имеющиеся сведения другим лицам, а также пользоваться ими неоднократно.

Носитель задокументированной информации – это объект, который используется для ее хранения и закрепления в звуковой, речевой и наглядной форме.

Из сказанного можно сделать вывод, что документ – это еще и непременный элемент внутренней работы любой организации, учреждения, фирмы, который обеспечивает взаимодействие отдельных подразделений. Ведь именно информация является причиной принятия всех управленческих решений, а также доказательством их выполнения и материалом для дальнейшей деятельности.

В управленческой сфере документ – это предмет труда, так как любое принятое решение записывается в письменной форме.

Внешние признаки документов – это характерные черты, которые отражают его размер и форму, способы записи и элементы оформления. Автором его может быть как физическое лицо, так и юридическое. Любой рабочий документ при правильном оформлении имеет юридическую силу.

Реквизиты документов

Оформление документов связано с соблюдением всех обязательных элементов, которые называют реквизитами. К ним можно отнести:

  • название;
  • адресата;
  • автора;
  • дату;
  • текст;
  • подпись;
  • резолюцию;
  • утверждение и согласование.

Надо отметить, что различные документы имеют и совершенно разные реквизиты. Их количество зависит от его целей и назначения. Многие, например, имеют ограниченное число реквизитов. Кстати, если хотя бы один из них указан неверно, то документ считается недействительным.

Учет документов

Какие документы нужны в работе? В сфере управления организацией используют самые разные формы. Все зависит от того, куда и с какой целью нужно подать документы.

Все они существуют не сами по себе, а подлежат строгой систематизации. Иными словами, любое предприятие ведет учет документации. Это необходимо, прежде всего, для того, чтобы любые сведения всегда можно было с легкостью и в нужный момент отыскать.

Личные и официальные документы

Документы имеют свою классификацию по разным основаниям. Так, по происхождению они бывают личные и официальные.

  • Личные создаются вне рабочей сферы. Это может быть переписка, дневник, заметки.
  • А вот официальные – это документы организации, оформленные определенным образом и в установленной форме.

Но и в группе официальных документов выделяют личные, например: паспорт, диплом, аттестат, вид на жительство, трудовая книжка.

Понятно, что в делопроизводстве принимают участие в основном официальные бумаги, большая часть из которых – это управленческие документы. С их помощью реализуются функции управления организацией: планирование, финансирование, контроль, снабжение и учет.

Классификация по способу документирования

По способу документирования информация может носить разный характер:

  • письменный;
  • текстовый;
  • рукописный;
  • машинописный;
  • электронный;
  • изобразительный.

Это может быть видео-, аудио-, фотодокумент, а также беловой и черновой. Как видите, тут их огромное разнообразие.

Какие документы нужны в управленческом учете? Абсолютно все. Многие из них присутствуют в любой организации. Невозможно обойтись использованием только одного вида. Все они нужны в зависимости от ситуации.

Входящие, исходящие и внутренние документы

Входящие, исходящие документы и внутренние – о такой классификации все мы слышали. Так вот, совокупность таких бумаг и образует документооборот всей организации. Входящие и исходящие бумаги подлежат строгому учету. Они регистрируются в соответствующих журналах входящей и исходящей корреспонденции.

По количеству же затронутых вопросов документы делятся на простые и сложные. В первых затрагивается только один вопрос, а в других – несколько.

Виды по ограничению доступа к бумагам

По доступности бумаги определяются как секретные, несекретные и для общего служебного использования. Секретные помечают специальным грифом. Для их использования требуется специальное разрешение. А для работы с остальными документами не требуется никаких допусков. Они предназначены для работников организации.

Способ изложения текста документа

По способу изложения документы делят так:

В индивидуальных бумагах изложение идет в своем собственном стиле, как бы от себя. Оформление документов трафаретного типа происходит по определенной схеме с использованием набора стандартных фраз. Наиболее распространенным видом таких бумаг являются анкета или справка. Как правило, они напечатаны на готовых бланках, в которые потом вписывают некоторые данные.

Какие документы нужны в ежедневной работе? Конечно же типовые. Они оформляются на основе определенного образца, используются в однотипных ситуациях. Создаются шаблоны, которые при необходимости берут за основу, вставляя лишь дополнительную информацию. Очень часто приходится оформлять одни документы для получения других, например, в налоговой службе или в других инстанциях.

Виды документов по подлинности

По подлинности документы делят на оригиналы, копии и дубликаты. Понятно, что подлинник – это первый единственный экземпляр. Он заверяется мокрой печатью и подписью.

Дубликат является повторным экземпляром оригинала, чаще всего оформляется при потере оригинального документа и тоже имеет юридическую силу. А вот что касается копий, то они хоть и полностью совпадают с оригиналом, однако не имеют никакой юридической силы.

Деление документов по срокам хранения и способу передачи

По срокам хранения документы делятся на бумаги постоянного, временного (срок хранения до десяти лет) и долговременного хранения (более десяти лет).

А по способу передачи, на телеграммы, письма, факсы и сообщения (электронные).

Что ни говори, а документы плотно вошли в нашу жизнь. Ежедневно мы имеем дело с разного рода бумагами. И в какой бы сфере мы ни трудились, всегда используем документы для получения и передачи той или иной информации.

Что такое документ

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Как только мы рождаемся, то сразу получаем свой первый документ — это свидетельство о рождении.

И всю дальнейшую жизнь документы сопровождают нас повсюду: в поликлинике, в школе, на работе и т.д.

Так что же такое документ, каково его функциональное предназначение, какие виды документов существуют? Эти и другие вопросы мы рассмотрим в данной статье.

Документ — это.

Заимствование слов из других языков — доказательство тесного общения народов Земли между собой с самых древних времен. Так, слово «документ» пришло в русский язык из немецкого (Dokument), а немцы, в свою очередь, позаимствовали его из латинского «великого и могучего» (documentum).

В переводе «документ» — это «доказательство». То есть документ доказывает факт существования сведений, зафиксированных в нем.

Вывод: документ — это носитель информации, удостоверяющий, что какой-либо факт «имеет место быть».

Пакет документов, сформированный по признаку их отношения к какому-либо событию, факту, процессу и т.д., называется документацией. Например, документация по строительству дома.

Читать еще:  Обман в автосервисе: как не попасться на «развод»

Оформление документов называется документированием и подчинено определенным правилам. Это составная часть делопроизводства, подробней о котором можно прочитать в другой статье нашего блога.

Признаки документа:

  1. информация зафиксирована на материальном носителе: бумаге, фото или видео (в цифровом или пленочном формате). В последние годы появились еще и электронные документы, заверенные электронной подписью (т.е. документы на виртуальном носителе);
  2. информация в документе может быть представлена в различной форме:
    1. письменная или печатная запись,
    2. фотоизображение,
    3. видеоизображение,
    4. звуковая запись,
    5. комбинация перечисленных форм представления информации;
  3. документ имеет уникальные реквизиты, которые делают возможным его идентифицировать (различить среди множества подобных).

    Реквизиты документа — это обязательные элементы его оформления (наименование, дата, подпись, адресат, текст и т.д.). Реквизиты бланка документа — это уникальный номер и серия;

    Немного «заумная» формулировка, но именно так определяет документ Федеральный Закон (ФЗ) № 77-ФЗ в редакции 2016 года (ст. 1).

    Если говорить проще, то документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе.

    Следовательно, в общем смысле слова даже наскальный рисунок про охоту, созданный древним человеком, является документом. Он удостоверяет, что человек из племени добыл на охоте кабана (зайца, мамонта).

    В обывательском представлении понятие документа суживается до удостоверения на бумажном носителе какого-либо факта.

    При этом документ имеет уникальные реквизиты и заверен подписью и печатью уполномоченных на то людей. Например, паспорт удостоверяет, что, допустим, Иванов Иван Иванович родился в такую-то дату, имеет жену, детей, зарегистрирован по такому-то адресу.

    Пара исторических фактов

    Первые документы появились в 30 веке до н.э. Письменности еще не было, поэтому в ходу было предметное документирование, т.е. какой-либо объект обозначался определенным символом. Например, война обозначалась стрелой.

    Позже от непосредственно предметов люди перешли к их изображению на различных поверхностях: на камнях, на деревьях, на бересте. Рисунки стали прародителями письменности.

    Именно с возникновением письменности сопряжено появление документов в формате, напоминающем современный. Об этом свидетельствуют документы, датированные 5 веком до н.э.

    Функции документов

    Документы имеют несколько функций, рассмотрим их в сводной таблице:

    Функция Пояснение
    информационная в документах осуществляется фиксация фактов, происходящих событий, результатов практической и мыслительной деятельности человека (например, документ о заключении определенных соглашений между государствами)
    организационная с помощью документов до групп людей или отдельных индивидуумов доводится информация организационного или координационного характера (например, приказы, указания)
    коммуникативная документы обеспечивают деловые связи между физическими или юридическими лицами (например, различные договоры), являются средством обмена информацией
    юридическая информация, зафиксированная в документе, является доказательством того или иного факта при разрешении конфликтных ситуаций между физ. или юр.лицами
    правовая документы устанавливают правовые нормы (например, НПА)

    Классификация

    Документы условно подразделяются на несколько видов в зависимости от классифицирующих признаков.

    Все документы делятся на личные и официальные. Личные — это те, которые не касаются служебной или общественной деятельности человека.

    Классификацию официальных документов проанализируем в таблице:

    Признак классификации Вид документов Пояснения и примеры
    назначение идентификационные документы, предназначенные для идентификации личности, права собственности и т.д. Например, паспорт, свидетельство о собственности на квартиру
    организационные устав, положение, штатное расписание, должностная инструкция
    распорядительные приказ, распоряжение, постановление, решение
    справочные акт, протокол, справка, письмо, пояснительная или объяснительная записка
    нормативные нормы, правила, регламент и т.д.
    учетно-расчетные бухгалтерские документы (счета-фактуры, накладные, платежные поручения и т.д.)
    способ представления на бумажном носителе создаются на бумаге, передаются «из рук в руки», почтой, курьером
    электронный создаются на электронном носителе, передаются посредством средств вычислительной техники и электросвязи
    время создания первичные содержат сведения, полученные в результате какой-либо деятельности. Например, накладная на приобретенный товар, приходно-расходный кассовый ордер
    вторичные являются результатом переработки первичных документов. Например, реферат (краткое обобщенное изложение содержания одного или нескольких источников информации)
    способ изготовления рукописные пишутся «от руки»
    печатные печатаются на принтере или полиграфическом оборудовании
    электронные представляются в формате файла
    содержание текстовые информация представлена в виде текста
    графические схемы, карты, ноты
    аудиальные (звуковые) аудиозаписи
    мультимедийные сочетание видов представления информации (текст, схемы, видео, звук)
    место издания внутренние документы для внутреннего использования. Например, приказ по организации
    внешние предназначены для представления за пределы издания. Например, отчет предприятия в налоговую службу
    направление отправки входящие документы, доставленные от отправителя
    исходящие документы, переданные адресату
    уровень секретности несекретные информация документа доступна для всех
    секретные сведения, содержащиеся в документе, доступны для определенного круга лиц
    с различным уровнем секретности документы с комбинированным уровнем секретности
    подлинность оригиналы первый экземпляр документа, заверяется подписью и печатью
    копии документ по содержанию идентичен оригиналу, но не имеет юридической силы
    дубликаты второй экземпляр документа, выдается взамен утраченного оригинала, имеет юридическую силу оригинала
    срок хранения кратковременного хранения хранятся до 10 лет
    долговременного хранения подлежат хранению свыше 10 лет

    Знания лишними не бывают, читайте наш блог и узнавайте новое!

    Значение слова &laquoдокумент»

    1. Деловая бумага, служащая доказательством чего-л., подтверждающая право на что-л. Оправдательный документ.[Буранов:] Сейчас, товарищи, нужно доставить в райком важнейшие документы, оттуда получить инструкции. В случае опасности надо помнить, что документы важней жизни. Тренев, На берегу Невы.

    2. Письменное удостоверение, подтверждающее личность предъявителя. Кто-то сказал, что на конечной остановке будут выпускать по одному, проверять документы. Каверин, Два капитана. В сельсовете председатель Предложил на лавку сесть И сказал учтиво: — Дайте Документы, если есть. Твардовский, Страна Муравия. 3. Письменный акт, грамота, рисунок, какое-л. произведение и т. п., имеющие значение исторического свидетельства, показания. Исторические документы.[«Записки Джона Теннера»] самый полный, и вероятно последний, документ бытия народа, коего скоро не останется и следов. Пушкин, Джон Теннер.

    [От лат. documentum — доказательство]

    Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

    • Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

    В узком смысле докуме́нт — облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

    Официальная формулировка в законодательстве России:

    — Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов

    Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

    В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект — совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), то есть метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закреплённой на этом объекте — как правило, с помощью индексов.

    Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

    Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа.

    Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «делопроизводство». Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

    ДОКУМЕ’НТ (доку́мент простореч.), а, м. [от латин. documentum — доказательство]. 1. Деловая бумага, служащая доказательством чего-н., подтверждающая право на что-н. (офиц.). Проездной д. Оправдательный д. Денежный д. 2. Письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя (офиц.). Для получения посылки необходимо предъявить документы. || Удостоверение личности, паспорт (простореч.). Выправить себе доку́мент. 3. Акт, письменное свидетельство о чем-н. Исторические документы.

    Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

    документ

    1. офиц. материальный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования

    2. офиц. письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя

    3. прост. удостоверение личности, паспорт

    4. акт, письменное свидетельство о чём-нибудь

    5. комп. компьютерный файл с данными, созданный в программном редакторе

    Делаем Карту слов лучше вместе

    Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

    Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.

    Вопрос: повестка — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?

    Документ

    В делопроизводстве каждой государственной или коммерческой организации важной информационно-технологической составляющей частью является правильный документооборот. Основное понятие документов, их назначение и виды, а также некоторые образцы документов – все это Вы найдете в нашей статье.

    В ГОСТе ИСО 15489-1-2007 понятие документа определено, как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе. Наличие реквизитов дает возможность идентифицировать информацию, которая была создана и сохранена юридическим или физическим лицом на носителе с целью подтверждения деловой деятельности либо правовых обязательств. В свою очередь, носитель информации представляет собой некий материальный объект, использующийся для сохранения языковой, изобразительной или звуковой информации. В качестве носителя может использоваться бумага, флэш-накопители, диски и другие современные технические средства. Документ является обязательным элементом во внутренней организации работы любого предприятия, независимо от его правовой формы и вида деятельности. Как носитель информации, документ может служить основанием для принятия управленческих решений, материалом для проведения справочных работ, доказательством исполнения решений и другое.

    Отметим, что в управленческой деятельности документ является одновременно предметом и результатом труда, поскольку принятое решение записывается и закрепляется одним документом.

    Автором документа может являться как физическое, так и юридическое лицо, создавшее информацию. Каждый документ может иметь юридическую силу, то есть способность, предоставленную действующим законодательством, порядком оформления и компетенцией органа, его выдавшего. Юридическая сила документа обеспечивается определенными реквизитами, перечень которых установлен для каждого отдельного вида документов, и заключением. Состав реквизитов, а также, последовательность, зоны и схемы их размещения на документе установлены государственным стандартом.

    Основные функции документов

    Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан. Вместе с тем, функции документов подразделяются на:

    1. Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д. ) и культурная (создается в целях сохранения и передачи культурных традиций общества).
    2. Специфические – управленческая (документ создается как инструмент управления и включает в себя плановые, отчетные, организационные и другие виды документов), правовая (когда документ является средством изменения и закрепления правоотношений внутри общества, и, кроме того, выступает в качестве доказательной базы в судах), историческая (создается с целью сохранения в архиве исторических сведений, касающихся развития общества).

    Виды и классификация документов

    Вся документация классифицируется по определенным функциям, назначению и содержанию, а также степени доступности информации. Институтом документооборота определен ряд факторов, разделяющий документы на отдельные типы и виды. Документы, создающиеся в целях обслуживания сферы управления, классифицируются по следующим видам оснований:

    • По-происхождению:
      • личного происхождения – документ, не относящийся к служебной деятельности (личная переписка, личные воспоминания и т.д.); создается в частной жизни человека;
      • официальные – документы, которые создаются физическим или юридическим лицом, с соблюдением установленного порядка к оформлению и удостоверению; к официальным документам относятся документы, удостоверяющие личность, подтверждающие образование, специальность, трудовой стаж и другое;
      • служебные – официальные управленческие документы, которые являются непосредственной составляющей частью текущей деятельности предприятия.
    • По способу документирования:
      • письменные документы, несущие информацию, зафиксированные любым видом письма;
      • текстовые документы, несущие в себе речевую информацию;
      • рукописные документы, содержащие информацию, написанную от руки;
      • машинописные документы, содержащие информацию, нанесенную с применением технических средств;
      • электронные документы, которые создаются и читаются посредством компьютера;
      • фотодокументы, созданные методом фотографирования;
      • документальная видеограмма представляет собой воспроизведение документа на экране электронно-лучевой трубки.
    • По отношению к аппарату управления:
      • внутренние руководящие документы, создаваемые и используемые для организации внутреннего документооборота организации;
      • входящая документация – документы, поступившие в организацию;
      • исходящая документация – документы, отправленные из организации.
    • По количеству затронутых вопросов:
      • простые документы, в содержании которых рассматривается один вопрос (письмо, заявление и т.д.);
      • сложные документы, в которых рассматривается одновременно несколько вопросов с привлечением нескольких должностных лиц и структурных подразделений (приказы, решения, протоколы собраний, инструкции и другое).
    • По ограничению доступа:
      • секретные документы, работа с которыми предполагает наличие специального разрешения; данный вид документов снабжается грифом секретности с особой пометкой;
      • для служебного пользования – документы, предназначенные для использования сотрудниками определенной организации; документы имеют пометку и гриф «для служебного пользования».
    • По способу изложения текста:
      • индивидуальные документы, содержащие информацию в виде связанного литературного текста; такой вид документов может быть посвящен одному или нескольким вопросам, касающимся определенной задачи управления;
      • трафаретные документы, в содержании которых используются стандартные фразы и пропуски для заполнения меняющейся информацией (анкеты, справки); как правило, такой вид документов печатается на бланках, в которых содержится постоянная информация и переменная, которая вписывается от руки;
      • типовые документы, содержащие информацию для документирования однотипных ситуаций (инструкции, договоры, письма); типовой текст, содержащийся в данном виде документа, является основой для создания в последующем аналогичных текстов.
    • По степени подлинности:
      • подлинник (оригинал) официального документа – первый экземпляр, обладающий юридической силой; подлинный экземпляр имеет собственноручную подпись должностного лица, оттиск печати, гриф утверждения, и кроме того, данный документ должен содержать сведения, которые подтверждают его достоверность (дата и место создания, данные автора);
      • копия документа – экземпляр, содержащий информацию подлинника, но не имеющий юридической силы; для придания копии документа юр.силы необходимо проставление необходимых реквизитов и нотариального удостоверения;
      • дубликаты – повторный экземпляр оригинального экземпляра документа (подлинника), обладающий юридической силой; сопровождается отметкой «дубликат».
    • По срокам хранения:
      • документы долговременного хранения (хранятся свыше 10 лет);
      • документы временного хранения (хранятся менее 10 лет);
      • документы постоянного хранения.

    Сроки хранения каждого отдельного вида документов определены требованиями Федеральной архивной службы и закреплены в перечнях документов, содержащих информацию по срокам их хранения.

    • По способу передачи документы делятся на: письма; телеграммы и телефонограммы; электронные сообщения; факсограммы.
    • По срокам исполнения документы делятся на: срочные, второстепенные, итоговые и периодичные.
    • По функциональному признаку документы подразделяются на: требующие ответа (запросы, предложения, рекламация) и не требующие ответа (сопроводительные письма, подтверждения, напоминания, предупреждения).
    • По фактору доступности документы бывают: открытого пользования, ограниченного доступа и носящие конфиденциальный характер.

    Первичная документация

    Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

    Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

    Что такое «первичные документы»

    В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

    Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

    Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

    Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

    Все сделки можно разделить на 3 этапа:

    Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

    Этап 2. Происходит оплата по сделке

    выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

  4. кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.
  5. Этап 3. Получение товара или услуги

    Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

    • товарная накладная — для товаров;
    • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
    • акт выполненных работ/оказанных услуг.

    Заношу первичку, разобрался сразу

    «Я заношу в Бухгалтерию первичку, учетом и отчетностью занимается бухгалтер. У сервиса очень удобный и понятный интерфейс, разобрался сразу, без всякой помощи. Очень добротно, сделано для людей! И, конечно, удобно то, что заходить в систему можно из любого места, с любого устройства».

    Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.

    Обязательные первичные документы

    Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

    • договор;
    • счёт;
    • бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
    • накладная;
    • акт выполненных работ (оказанных услуг).

    Договор

    С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

    В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

    Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

    Счет на оплату

    Счет на оплату – это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

    Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

    В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

    Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

    Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

    К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

    Товарная накладная или товарный чек

    Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

    Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

    Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

    Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

    Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

    Акт оказанных услуг (выполненных работ)

    Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

    Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

    Счет-фактура

    Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

    Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

    • информацию о суммах денежных средств;
    • фактурную часть.

    Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

    В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

    Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector